Remplacer Excel pour gérer l'outillage d'un atelier

Commençons par la partie honnête : le tableur n'est pas le problème. Il est gratuit, tout le monde sait s'en servir, il démarre en trois secondes et il ne demande l'autorisation de personne. Beaucoup d'ateliers feraient mieux de bien tenir un tableur que d'acheter un logiciel qu'ils ne rempliront pas.

Ce qu'il fait très bien

• Une liste plate. Référence, désignation, fournisseur, prix. Rien ne bat un tableur pour ça.
• Un calcul rapide. Une colonne de plus, une formule, et la question du jour est réglée.
• La liberté totale. Aucune structure imposée, ce qui est exactement ce qu'on veut au début.

Les trois choses qu'il ne fera jamais

Elles n'apparaissent pas au début. Elles apparaissent toutes au même moment, généralement quand une deuxième personne se met à l'utiliser.

1. Il ne relie pas une donnée à son usage. Une ligne « plaquette CNMG 12 04 08 » ne sait pas dire sur quelles pièces elle est montée. On peut ajouter une colonne, mais elle sera recopiée à la main, donc fausse au bout de trois mois.
2. Il ne garde pas d'historique exploitable. Qui a changé cette jauge, quand, et que valait-elle avant ? Le tableur écrase. Les versions successives existent parfois en fichiers datés, ce qui est une façon de perdre l'information plus lentement.
3. Il ne porte pas d'image. Or une photo de montage remplace un paragraphe, et une photo produit évite de commander la mauvaise référence. Les images collées dans les cellules survivent mal aux copies et aux exports.

Une mauvaise raison de changer

Changer parce qu'un logiciel serait « plus professionnel » ne tient pas. Un tableur bien tenu par quelqu'un de rigoureux bat un logiciel à moitié rempli, tous les jours de la semaine.

La bonne raison est mesurable : le temps de recherche. Si retrouver un réglage ou une référence prend régulièrement plus de vingt minutes, le tableur a atteint sa limite. Sinon, gardez-le.

Ce qu'on garde du tableur, même après

Changer d'outil ne veut pas dire abandonner le tableur, et prétendre le contraire serait malhonnête. Il reste imbattable sur trois usages, y compris dans un atelier équipé.

• Le calcul jetable. Vérifier un devis, comparer deux fournisseurs, simuler un temps de série. Rien à structurer, on ouvre et on jette.
• L'export pour quelqu'un d'autre. Un client ou un comptable qui demande une liste la veut en tableur, pas dans votre logiciel.
• Le brouillon avant import. C'est souvent dans un tableur qu'on met au propre les références avant de les charger.

La bonne façon de voir les choses n'est donc pas de remplacer le tableur, mais de lui retirer ce qu'il fait mal : porter la mémoire de l'atelier.

Le coût qu'on ne voit pas dans un tableur

Le tableur paraît gratuit parce que la licence l'est. Le coût réel se compte en minutes, et il ne figure sur aucune facture.

Prenez une semaine ordinaire et comptez les fois où quelqu'un demande à voix haute « c'est quoi la référence de la plaquette qu'on avait mise », ou cherche le bon fichier. À dix minutes l'occurrence et cinq occurrences par semaine, on est à plus de quarante heures par an, sur le temps des gens les plus expérimentés de l'atelier.

Ce calcul vaut ce qu'il vaut, et il a l'avantage d'être vérifiable chez vous en une semaine. C'est d'ailleurs le seul chiffre qui devrait décider d'un changement d'outil.

Comment se passe la reprise

Le fichier existant s'importe. Le vrai travail n'est pas technique, il est de décider quoi ne pas reprendre : les références mortes, les doublons, les lignes dont plus personne ne sait à quoi elles correspondent. Importer tel quel donne un logiciel qui contient exactement les mêmes problèmes, avec une facture en plus.

Ce tri se fait une fois. C'est aussi le seul moment où quelqu'un regarde vraiment le contenu du fichier, ce qui est en général instructif.