Logiciel de gestion des outils coupants

La question posée est presque toujours « comment inventorier nos outils ». La question utile arrive juste après : à quoi sert un inventaire que personne ne consulte.

Le problème réel, qui n'est pas le comptage

Dans un atelier de dix personnes, personne ne cherche à savoir combien de plaquettes sont en stock à l'unité près. Ce qui coûte cher est ailleurs, et se résume à trois situations.

• La référence perdue. Une plaquette fonctionne bien sur une pièce, mais la boîte est vide et personne ne se souvient de la référence exacte ni du fournisseur chez qui elle a été prise.
• Le doublon. Deux références quasi identiques cohabitent parce que deux personnes ont commandé séparément, chacune ignorant que l'autre avait déjà trouvé la bonne.
• L'outil orphelin. Un porte-outil spécial dort dans un tiroir. Personne ne sait plus pour quelle pièce il avait été acheté, donc il ne resservira pas.

Ces trois situations ont la même cause : la référence existe quelque part, mais elle n'est pas reliée à l'usage qui la justifie.

Ce qui change quand l'élément est relié à son usage

Dans ToolPilot, un élément n'est pas une ligne d'inventaire isolée. Il porte sa référence fabricant recopiée telle quelle, son fournisseur, sa catégorie, sa photo produit, et surtout la liste des fiches de réglage qui l'utilisent.

La conséquence pratique est immédiate. Devant une plaquette usée, la question n'est plus « quelle est cette référence » mais « où l'utilise-t-on », et la réponse est à l'écran. À l'inverse, devant un outil qu'on envisage de supprimer du magasin, on voit d'un coup s'il sert encore à quelque chose.

Le détail des champs et des écrans est décrit sur la page de la banque d'éléments ; cette page-ci répond plutôt à la question du choix d'un outil.

Et le stock dans tout ça

Le socle porte un stock actuel et un stock minimum par élément, ce qui suffit à répondre à « en reste-t-il ». La gestion complète du magasin, avec emplacements, mouvements, commandes et rapprochement des factures fournisseur, existe dans le logiciel mais se vend en option, au cas par cas.

Cette séparation est volontaire. Un atelier qui commence par vouloir tenir un magasin complet abandonne souvent avant d'avoir rempli sa base ; celui qui commence par les références réellement utilisées a une base vivante en quelques semaines.

Les catégories qui structurent réellement une base

C'est le choix qui décide si la base sera consultable dans deux ans, et il se fait au premier jour. Quatre familles suffisent, et elles correspondent à la façon dont un atelier range physiquement ses tiroirs.

• Les plaquettes, avec leur nuance et leur brise-copeaux, qui sont les consommables du lot.
• Les porte-outils et attachements, qui durent des années et se réutilisent d'une pièce à l'autre.
• Les outils monoblocs, fraises et forets carbure, à mi-chemin entre les deux.
• Les accessoires : pinces, réductions, clés, vis de plaquette. Les grands oubliés, et pourtant ce sont eux qui bloquent un montage quand ils manquent.

Multiplier les catégories au-delà paraît plus rigoureux et rend la recherche plus difficile. Un atelier qui hésite entre deux catégories pour ranger un article hésitera aussi pour le retrouver.

Reprendre l'existant sans tout ressaisir

La plupart des ateliers ont déjà une liste, généralement un tableur. L'import se fait par fichier, et c'est le bon moment pour trancher les doublons : reprendre l'existant tel quel fait entrer les références mortes et les quasi-doublons dans le nouvel outil, où ils seront exactement aussi encombrants qu'avant.

La reprise se prépare donc avant l'import, pas après. C'est le seul travail réellement fastidieux du démarrage, et il ne se fait qu'une fois.