Faire entrer votre catalogue existant

La reprise du catalogue est le moment où un projet logiciel s'enlise ou décolle. Un atelier a presque toujours quelque chose : un classeur Excel, un export de son ERP, parfois trois fichiers qui se contredisent. Cette page dit ce qui se reprend tout seul et ce qui demande une décision de votre part.

Le format attendu

L'import se fait à partir d'un fichier CSV, celui que produit n'importe quel tableur. Une ligne par référence, une première ligne d'entêtes. Les colonnes utiles sont peu nombreuses :

• la référence fabricant (elle sert de clé : deux lignes de même référence sont refusées plutôt que dupliquées) ;
• la désignation ;
• la catégorie : plaquette, porte-outil, monobloc, accessoire ;
• le fournisseur, et le prix si vous le suivez ;
• le stock et son seuil, si vous les gérez.

Tout le reste est optionnel et peut se compléter après coup, référence par référence, au fil de l'usage. Le même format ressort à l'export : ce qui entre en CSV en ressort en CSV (voir récupérer ses données et intégrations).

Ce qui se reprend sans difficulté

Un fichier propre — une ligne par outil, des références cohérentes, pas de cellules fusionnées — entre en une fois. C'est le cas le plus fréquent quand le catalogue vient d'un export ERP ou d'un tableur tenu par une seule personne.

Ce qui demande un tri, et pourquoi

Les situations suivantes ne sont pas des défauts du logiciel : ce sont des décisions que seul l'atelier peut prendre.

• Les doublons de fait : la même plaquette saisie sous deux orthographes. Il faut choisir laquelle survit.
• Les cellules fusionnées et les sous-totaux : un tableur mis en forme pour être imprimé n'est pas une base de données. Il se remet à plat avant l'import.
• Les références maison qui ne correspondent à aucun catalogue fabricant : elles entrent, mais elles ne se rattacheront pas à une fiche fournisseur.
• Les photos et les documents : ils ne sont pas dans le CSV. Ils se rattachent ensuite, et c'est du temps à prévoir.
• Plusieurs fichiers qui se contredisent : c'est le cas le plus coûteux, et il vaut mieux le détecter avant l'import qu'après.

Qui fait le travail

La mise en route et la reprise d'un catalogue exploitable sont comprises dans l'abonnement, dans une limite écrite plutôt que sous-entendue : un fichier CSV, jusqu'à 500 références, sans nettoyage lourd. C'est le cas de la grande majorité des ateliers.

Au-delà — un fichier à remettre à plat, plusieurs sources qui se contredisent, des photos ou des documents à rattacher un par un — le travail se cadre à part. On regarde votre fichier réel avant de vous annoncer un chiffre, plutôt que de promettre à l'aveugle puis de se rattraper à la facture.